در فصل فرایند ثبت در حسابداری یاد گرفتید که رویدادهای مالی را در دفتر روزنامه دو ستونی ثبت کنید و آنها را به دفتر کل انتقال دهید، ولی این روش فقط در کسب و کارهای بسیار کوچک جوابگو است.
برای تسریع ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و دفتر کل، اکثر شرکت‌ها علاوه بر دفتر روزنامه عمومی، از دفتر روزنامه اختصاصی نیز استفاده می‌کنند.
شرکت‌ها برای ثبت انواع رویدادهای مالی مشابه، از دفاتر روزنامه اختصاصی استفاده می‌کنند. رویدادهایی که به طور مکرر در یک شرکت اتفاق می‌افتند، مشخص می‌کند که شرکت‌ها از چه دفاتر روزنامه اختصاصی باید استفاده کنند. به عنوان مثال فروش اعتباری یا دریافت‌های نقدی به صورت خیلی مکرر در واحدهای تجاری اتفاق می‌افتد.
انواع دفتر روزنامه اختصاصی
همانطور در فصل حسابداری بازرگانی گفتیم، واحدهای بازرگانی ثبت‌های مختلفی را در دفاتر خود انجام می‌دهند. بنابراین اکثر واحدهای بازرگانی، برای ثبت سریع و منظم‌تر رویدادهای خود از دفاتر روزنامه اختصاصی زیر استفاده می‌کنند.
- دفتر روزنامه فروش: ثبت فروش کالا در این دفتر انجام می‌شود.
- دفتر روزنامه دریافت‌های نقدی: تمام دریافت‌های نقدی از جمله فروش‌های نقدی کالا در این دفتر ثبت می‌شوند.
- دفتر روزنامه خرید: ثبت خرید کالا در این دفتر انجام می‌شود.
- دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی: تمام پرداخت‌های نقدی از جمله خریدهای نقدی کالا در این دفتر ثبت می‌شوند.
- دفتر روزنامه عمومی: تمام رویدادهای مالی را که نمی‌توان در دفاتر اختصاصی ثبت کرد، در دفتر روزنامه عمومی ثبت می‌شوند.
اگر نتوانیم رویدادی را در دفتر اختصاصی ثبت کرد، باید آن را در دفتر روزنامه عمومی ثبت کنیم.
به عنوان مثال، اگر شرکتی فقط برای چهار نوع دفتر ذکر شده در بالا، دفتر اختصاصی داشته باشد، حساب‌هایی مانند برگشت از خرید و تخفیفات که بر وجه نقد تاثیری ندارند را در دفتر روزنامه عمومی ثبت می‌کند. به همین ترتیب، ثبت‌های اصلاحی و بستن موقت این نوع حساب‌ها را در دفتر روزنامه عمومی انجام می‌دهند.
در برخی شرایط ممکن است، واحدهای تجاری علاوه بر استفاده از دفاتر ذکر شده در بالا، از دفاتر اختصاصی دیگری نیز استفاده کنند.
به عنوان مثال، زمانی که حسابی مانند برگشت از فروش و تخفیفات، گردش زیاد داشته باشد، ممکن است از یک دفتر اختصاصی برای ثبت این حساب استفاده کند.
مزیت استفاده از دفتر روزنامه اختصاصی
واحدهای تجاری به دو دلیل عمدۀ زیر، از دفاتر روزنامه اختصاصی استفاده می‌کنند:
- استفاده از دفاتر اختصاصی این امکان را می‌دهد که ثبت رویدادهای مالی بین افراد بیشتر تقسیم شوند و چندین نفر به صورت همزمان رویدادهای مالی را در دفاتر مختلف ثبت کنند. به عنوان مثال، ممکن است کارمندی ثبت دریافت‌های نقدی را در دفتر روزنامه دریافت انجام دهد و کارمند دیگر ثبت فروش‌های اعتباری را دفتر روزنامه فروش انجام دهد.
- استفاده از دفاتر اختصاصی، مدت زمان انجام فرآیند نقل به دفتر کل را کاهش می‌دهد. با استفاده از دفاتر اختصاصی، شرکت‌ها ممکن است برخی از حساب‌ها را به‌جای روزانه، به صورت ماهانه به دفتر کل انتقال دهند.
در درس‌های بعدی، چهار دفتر روزنامه اختصاصی زیر را مورد بحث قرار می‌دهیم.
- دفتر روزنامه فروش
- دفتر روزنامه دریافت‌های نقدی
- دفتر روزنامه خرید
- دفتر روزنامه پرداخت
پیشنهاد عضویت در حسابیار
-
دوست عزیز.
-
شما با عضویت ویژه در حسابیار، می‌توانید به درس‌ها و آموزش‌ها دسترسی کامل داشته باشید.
ترتیب پیشنهادی حسابیار برای خواندن مطالب فصل سیستم اطلاعات حسابداری (مقدماتی):
آخرین دیدگاه‌ها