مفاهیم اساسی سیستم اطلاعات حسابداری | سیستم کامپیوتری و دستی

سیستم اطلاعات حسابداری تمامی مراحل چرخه حسابداری که در فصل‌های حسابداری در عمل، فرایند ثبت حسابداری، اصلاح حساب‌ها و تکمیل چرخه حسابداری آموزش داده‌ایم را انجام می‌دهد.

در سیستم‌های حسابداری، تمامی رویدادهای مالی ثبت می‌شوند و این سیستم‌ها ترازهای آزمایشی، کاربرگ‌های حسابداری و صورت‌های مالی را آماده می‌کنند.

ممکن است سیستم حسابداری دستی یا کامپیوتری باشد. اکثر کسب و کارها از سیستم حسابداری کامپیوتری استفاده می‌کنند، خواه این سیستم، یک سیستم آماده یا یک سیستم سفارشی پیچیده باشد.

برای کارآمد و مؤثر بودن سیستم‌های اطلاعات، این سیستم‌ها باید بر اصول اساسی خاصی مبتنی باشند. این اصول عبارتند از (1) مقرون به صرفه بودن، (2) مفید بودن، و (3) انعطاف پذیری.

اگر سیستم حسابداری مقرون به صرفه باشد، خروجی مفیدی را ارائه دهد و همچنین انعطاف پذیری لازم برای رفع نیازهای آینده را داشته باشد، می‌تواند به اهداف فردی و سازمانی کمک کند.

مقرون به صرفه بودن: سیستم حسابداری باید مقرون به صرفه باشد. منفعت اطلاعات باید بیشتر از هزینه‌های ارائه آن باشد (فزونی منفعت بر هزینه).

مفید بودن: برای اینکه اطلاعات مفید باشند، این اطلاعات باید قابل فهم، مرتبط، قابل اعتماد، به موقع و دقیق باشند. طراحان سیستم‌های حسابداری باید نیازها و دانش کاربران مختلف را در نظر بگیرند.

انعطاف پذیری: سیستم حسابداری باید انواع کاربران و نیازهای اطلاعاتی متغیر را برآورده کند. این سیستم باید به اندازه کافی منعطف باشد تا بتواند تغییرات ناشی از خواسته‌های کاربران را برآورده کند.

سیستم‌های حسابداری کامپیوتری

بسیاری از مشاغل از سیستم حسابداری کامپیوتری استفاده می‌کنند. سیستم‌های حسابداری کامپیوتری، نرم افزارهایی هستند که وظایف مختلف حسابداری مانند ثبت فروش، ثبت خرید، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، دریافت و پرداخت نقدی، و حقوق و دستمزد را یکپارچه می‌کنند.

سیستم‌های همچنین صورت‌های مالی را تهیه می‌کنند.

سیستم‌های کامپیوتری مزایای زیادی نسبت به سیستم‌های دستی دارند.

• شرکت‌ها معمولا داده‌ها را فقط یک بار در سیستم کامپیوتری وارد می‌کنند.
• از آنجایی اکثر مراحل در کامپیوتر به صورت خودکار انجام می‌شود، بسیاری از خطاهای ناشی از مداخله انسان در یک سیستم دستی، مانند اشتباهات در نقل از دفتر روزنامه به دفتر کل، یا تهیه صورت‌های مالی را از بین می‌برد.
• سیستم‌های کامپیوتری اطلاعات لحظه به لحظه را ارائه می‌دهند. اطلاعات به موقع، اغلب منجر به تصمیمات تجاری بهتری می‌شود.