دفتر معین چیست؟ | ماهیت و هدف دفتر معین + مثال

شرکتی را تصور کنید که چندین هزار مشتری دارد و تمام معاملات با این مشتریان را تنها در یک حساب دفتر کل (مانند حساب‌های دریافتنی) ثبت می‌کند.

ثبت تمام رویدادهای مالی در یک حساب باعث می‌شود که تعیین میزان بدهی هر مشتری تقریباً غیرممکن شود. به طور مشابه در حساب‌های پرداختنی دفتر کل، یافتن سریع بدهی به یک تأمین‌کننده یا فروشنده دشوار است.

دفتر معین چیست؟

بنابراین شرکت‌ها برای حل این مشکل، از دفتر معین برای پیگیری مانده حساب هر شخص(بدهکار یا بستانکار) استفاده می‌کنند. هر دفتر معین، گروهی از حساب‌ها با ویژگی مشترک (مثلاً همه حساب‌های دریافتنی) را نشان می‌دهد و دفتر معین، از ثبت جزئیات زیاد در دفتر کل جلوگیری می‌کند.

دو دفتر معینی که خیلی رایج هستند و مورد استفاده شرکت‌ها قرار می‌گیرند عبارتند از:

۱. دفتر معین حساب‌های دریافتنی (یا دفتر معین بدهکاران)، که در آن اطلاعات مربوط به هر بدهکار (مشتری) به صورت جداگانه ثبت می‌شود.

۲. دفتر معین حساب‌های پرداختنی (یا دفتر معین بستانکاران)، که در آن اطلاعات مربوط به هر بستانکار (طلبکار) به صورت جداگانه ثبت می‌شود.

معمولاً در دفاتر معین، حساب‌ها را به ترتیب حروف الفبا فهرست می‌شوند.

مانده حساب‌های دفتر معین، در یک حساب دفتر کل خلاصه می‌شوند. به عنوان مثال، مانده‌های دفتر معین حساب‌های دریافتنی (دفتر معین بدهکاران) در حساب‌های دریافتنی در دفتر کل خلاصه می‌شوند. به حساب دفتر کلی که مانده‌های دفتر معین در آن خلاصه می‌شوند، حساب کنترلی می‌گویند.

تصویر زیر یک نمای کلی از رابطه بین دفتر معین و حساب دفتر کل را نشان می‌دهد. در این تصویر، حساب‌های کنترلی دفتر کل و حساب‌های دفتر معین با رنگ زرد مشخص شده‌اند.