همانطور که در درس دفتر روزنامه اختصاصی گفتیم، واحدهای تجاری بزرگ برای تسریع در ثبت رویدادهای مالی خود، رویدادهایی که ماهیت مشابهی دارند و به صورت خیلی مکرر اتفاق می‌افتند را در دفتر روزنامه اختصاصی ثبت می‌کنند. بنابراین شرکت‌ها، تمام خریدهای نسیه موجودی کالا خود را در دفتر روزنامه خرید ثبت می‌کنند.
این شرکت‌ها، ثبت خرید کالا به صورت نقدی را در دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی و خریدهای نسیه دارایی‌هایی غیر از کالا را در دفتر روزنامه عمومی ثبت می‌کنند.
نمونه دفتر روزنامه خرید یک ستونی به شکل زیر است:
ثبت خریدها در دفتر روزنامه خرید
برای ثبت خریدها در دفتر روزنامه خرید، حساب موجودی کالا را بدهکار و حساب‌های پرداختنی را بستانکار می‌کنیم.
برای نشان دادن ثبت خریدهای نسیه (اعتباری) در دفتر روزنامه خرید، از داده‌های فرضی شرکت ایران (مثال درس‌های دفتر روزنامه فروش و دفتر روزنامه دریافت‌های نقدی) استفاده می‌کنیم. به عنوان مثال، خریدهای اعتباری (نسیه) زیر توسط شرکت ایران صورت گرفته است:
تصویر زیر ثبت‌های دفتر روزنامه خرید توسط شرکت ایران را نشان می‌دهد.
هنگام استفاده از دفتر روزنامه خرید تک ستونی (مانند تصویر زیر)، دیگر نمی‌توان خریدهای نسیه به غیر از کالا یا خریدهای نقدی را در آن ثبت کرد. برای مثال، اگر شرکت از دفتر روزنامه خرید تک ستونی استفاده می‌کند، باید خرید نسیه تجهیزات یا ملزومات خود را در دفتر روزنامه عمومی ثبت کند. به همین ترتیب، تمام خریدهای نقدی در دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی ثبت می‌شوند.
- برخلاف دفتر روزنامه و دفتر کل، در دفتر روزنامه اختصاصی نیازی به ستون شرح نیست.
- شرکت‌ها از روی فاکتورهای خرید، خریدهای خود را در دفتر روزنامه خرید ثبت می‌کنند.
- بر خلاف دفتر روزنامه فروش، ممکن است در دفتر روزنامه خرید ستون شماره فاکتور وجود نداشته باشد، زیرا فاکتورهای دریافتی از تأمین‌کنندگان مختلف، به ترتیب عدد نیستند.
- برای اطمینان از ثبت تمام فاکتورهای خرید، برخی از شرکت‌ها به صورت متوالی هر فاکتور را شماره‌گذاری می‌کنند و سپس از ستون شماره فاکتور در دفتر روزنامه خرید استفاده می‌کنند.
- برای ثبت رویدادها در دفتر روزنامه اختصاصی، از ستون عطف استفاده نمی‌شود. همانطور که در ادامه توضیح خواهیم داد، برای انتقال ثبت‌های دفتر روزنامه خرید، از ستون عطف استفاده می‌شود.
ارسال از دفتر روزنامه خرید به دفتر کل و معین
شرکت‌ها به صورت روزانه، ثبت‌های دفتر روزنامه خرید را به حساب تأمین‌کننده (یا فروشنده) در دفتر معین حساب‌های پرداختنی (دفتر معین بستانکاران) ارسال می‌کنند و انتقال ثبت‌ها به دفتر کل به صورت ماهانه انجام می‌شود.
در تصویر زیر، هم ارسال روزانه به دفتر معین و هم ارسال ماهانه به دفتر کل را نشان داده‌ایم.
محدودیت دسترسی کامل به این درس
-
دوست عزیز.
-
دسترسی کامل به این درس برای کاربران ویژه حسابیار در نظر گرفته شده است.
-
با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی حسابیار، علاوه بر دسترسی به این مطلب، به سایر مطالب مختص کاربران ویژه هم دسترسی پیدا می‌کنید.
محدودیت دسترسی کامل به این درس
دسترسی کامل به این درس برای اعضای ویژه حسابیار در نظر گرفته شده است.
ترتیب پیشنهادی حسابیار برای خواندن مطالب فصل سیستم اطلاعات حسابداری (مقدماتی):
