اکثر شرکتها، با افزودن دفتر معین و دفتر روزنامه اختصاصی به سیستم حسابداری، ثبت رویدادهای مالی را کارآمدتر میکنند.
شرکتی را تصور کنید که چندین هزار مشتری دارد و تمام معاملات با این مشتریان را تنها در یک حساب دفتر کل (مانند حسابهای دریافتنی) ثبت میکند.
ثبت تمام رویدادهای مالی در یک حساب باعث میشود که تعیین میزان بدهی هر مشتری تقریباً غیرممکن شود. به طور مشابه در حسابهای پرداختنی دفتر کل، یافتن سریع بدهی به یک تأمینکننده یا فروشنده دشوار است.
دفتر معین چیست؟
بنابراین شرکتها برای حل این مشکل، از دفتر معین برای پیگیری مانده حساب هر شخص(بدهکار یا بستانکار) استفاده میکنند. هر دفتر معین، گروهی از حسابها با ویژگی مشترک (مثلاً همه حسابهای دریافتنی) را نشان میدهد و دفتر معین، از ثبت جزئیات زیاد در دفتر کل جلوگیری میکند.
دو دفتر معینی که خیلی رایج هستند و مورد استفاده شرکتها قرار میگیرند عبارتند از:
۱. دفتر معین حسابهای دریافتنی (یا دفتر معین بدهکاران)، که در آن اطلاعات مربوط به هر بدهکار (مشتری) به صورت جداگانه ثبت میشود.
۲. دفتر معین حسابهای پرداختنی (یا دفتر معین بستانکاران)، که در آن اطلاعات مربوط به هر بستانکار (طلبکار) به صورت جداگانه ثبت میشود.
معمولاً در دفاتر معین، حسابها را به ترتیب حروف الفبا فهرست میشوند.
مانده حسابهای دفتر معین، در یک حساب دفتر کل خلاصه میشوند. به عنوان مثال، ماندههای دفتر معین حسابهای دریافتنی (دفتر معین بدهکاران) در حسابهای دریافتنی در دفتر کل خلاصه میشوند. به حساب دفتر کلی که ماندههای دفتر معین در آن خلاصه میشوند، حساب کنترلی میگویند.
تصویر زیر یک نمای کلی از رابطه بین دفتر معین و حساب دفتر کل را نشان میدهد. در این تصویر، حسابهای کنترلی دفتر کل و حسابهای دفتر معین با رنگ زرد مشخص شدهاند.
توجه داشته باشید که در این تصویر حساب موجودی نقد و حساب سرمایه مالک، حسابهای کنترلی نیستند، زیرا دفتر معینی برای این حسابها وجود ندارد.
در پایان دوره مالی، مانده حساب کنترلی دفتر کل باید با مجموع مانده حسابهای دفتر معین برابر باشد. به عنوان مثال، در تصویر بالا موجودی حسابهای پرداختنی باید با مجموع مانده حسابهای دفتر معین X + Y + Z برابر باشد.
مثال برای دفتر معین
تصویر زیر اطلاعات فروشهای اعتباری و دریافتی از مشتریان در شرکت ایران را نشان میدهد.
تصویر زیر نمونهای از حساب کنترلی و حسابهای دفتر معین برای شرکت ایران نشان میدهد. (در تصویر زیر به دلیل کمبود فضا، ستون شرح حذف شده است).
اطلاعات تصویر زیر بر مبنای اطلاعات تصویر قبل است.
محدودیت دسترسی کامل به این درس
-
دوست عزیز.
-
دسترسی کامل به این درس برای کاربران ویژه حسابیار در نظر گرفته شده است.
-
با عضویت به عنوان کاربر ویژهی حسابیار، علاوه بر دسترسی به این مطلب، به سایر مطالب مختص کاربران ویژه هم دسترسی پیدا میکنید.
محدودیت دسترسی کامل به این درس
دسترسی کامل به این درس برای اعضای ویژه حسابیار در نظر گرفته شده است.
تمرین
در زیر اطلاعات مربوط به شرکت سپاهان برای اولین ماه فعالیت آن است.
مانده حسابهای دفتر معین که باید در حسابهای پرداختنی (در دفتر کل) ثبت شوند را تعیین کنید؟
مانده پایان فروردین ماه حسابهای پرداختنی در دفتر کل را تعیین کنید؟
محدودیت دسترسی به جواب تمرین
-
نمایش جواب تمرین برای اعضای ویژه حسابیار در نظر گرفته شده است.
محدودیت دسترسی به جواب تمرینات و سوالات
مشاهده جواب تمرینات و سوالات فقط برای اعضای ویژه حسابیار امکان پذیر است.
ترتیب پیشنهادی حسابیار برای خواندن مطالب فصل سیستم اطلاعات حسابداری (مقدماتی):
آخرین دیدگاهها