ثبت در دفتر روزنامه | ثبت اسناد حسابداری

دفتر روزنامه

واحدهای تجاری در ابتدا رویدادهای مالی را به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه ثبت می‌کنند (به ترتیبی که انجام می‌شوند).

• از دفتر روزنامه به عنوان دفتر ثبت اولیه یاد می‌شود.
• برای هر رویداد مالی، دفتر روزنامه اثرات بدهکار و بستانکار را بر روی حساب‌های خاص نشان می‌دهد (در یک سیستم حسابداری کامپیوتری، دفاتر حسابداری مانند دفتر روزنامه و دفتر کل به صورت فایل نگهداری می‌شوند و حساب‌ها در پایگاه‌های داده الکترونیکی ثبت می‌شوند.).
• ممکن است واحدهای تجاری از انواع دفاتر استفاده کنند، اما هر شرکتی ابتدایی‌ترین شکل دفتر را استفاده می‌کند که دفتر روزنامه نام دارد.
• به طور معمول، یک دفتر روزنامه دارای ستون‌هایی برای شماره ردیف، تاریخ، کد حساب کل، شرح (عناوین حساب و شرح مختصری رویداد)، عطف، و دو ستون مبلغ (بدهکار و بستانکار) است.

 دفتر روزنامه نقش قابل توجه ای در فرآیند ثبت رویدادهای مالی دارد:

1. نشان می‌دهد هر رویداد مالی بر چه حساب‌هایی تاثیر داشته است.

2. لیستی از رویدادهای مالی را نشان می‌دهد.
3. به جلوگیری یا یافتن خطاها کمک می‌کند زیرا می‌توان مبالغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی را به راحتی با هم مقایسه کرد.

ثبت دفتر روزنامه

وارد کردن داده‌های رویدادهای مالی در دفتر روزنامه به عنوان ثبت دفتر روزنامه شناخته می‌شود. شرکت‌ها برای هر رویداد مالی ثبت‌های جداگانه ای در دفتر روزنامه ایجاد می‌کنند. یک ثبت دفتر روزنامه شامل:

1. شماره ردیف: به هر ثبت دفتر روزنامه یک شماره ردیف اختصاص داده می‌شود که به ترتیب ثبت در دفتر روزنامه است.
2. تاریخ رویداد مالی
3. کد حساب کل
4. حساب‌ها و مبالغی که باید بدهکار و بستانکار شوند (به یاد داشته باشید، ما از حسابداری دو طرفه استفاده می‌کنیم. هر رویداد مالی باید حداقل دو حساب را تحت تأثیر قرار دهد).
5. شرح مختصری از رویداد مالی.
6.  عطف یا شماره صفحه دفتر کل

مثال 1