تهیه کاربرگ حسابداری در موسسات بازرگانی

حساب‌هایی  که منحصراً در واحدهای بازرگانی و در سیستم دائمی استفاده می‌شوند (به رنگ قرمز در تصویر بالا نشان داده شده است) به شرح زیر است:

• موجودی کالا.
• درآمد فروش.
• برگشت از فروش و تخفیفات.
• تخفیف نقدی فروش.
• هزینه حمل کالای فروش رفته.

ستون‌های تراز آزمایشی

مانده حساب‌های تراز آزمایشی از مانده حساب‌های دفتر کل فروشگاه سیمرغ در تاریخ 31 شهریور استخراج شده است.

ماندۀ 405.000.000 ریالی حساب موجودی کالا، موجودی کالای پایان دوره سیستم دائمی را نشان می‌دهد.

ستون‌های اصلاحات

اصلاح حساب‌ها در واحد بازرگانی معمولاً همانند انواع اصلاحات در یک شرکت خدماتی است.

ثبت‌های اصلاحی فروشگاه سیمرغ در 31 شهریور به شرح زیر است:

الف– طبق شمارش کالا در پایان شهریور، مقدار آن 400.000.000 ریال است و به همین دلیل باید از موجودی 405.000.000 ریالی در تراز آزمایشی، 5.000.000 ریال کسر گردد.

ب– در پایان شهریور 20.000.000 ریال از پیش پرداخت بیمه منقضی گردیده است.

ج- 80.000.000 ریال هزینه استهلاک بایستی در پایان شهریور شناسایی گردد.

همانطور که در کاربرگ مشاهده می‌کنید، اصلاحات (ب)، (ج)، مربوط به اصلاح هزینه‌های بیمه و استهلاک است که نحوۀ ثبت این اصلاحات را قبلاً در فصل‌ اصلاح حساب‌ها توضیح دادیم. برای اصلاح گزینه (الف) باید ماندۀ دفتری موجودی کالا در سیستم دائمی را اصلاح کنیم تا ماندۀ آن واقعی شود.

پس از اینکه تمامی اصلاحات را در کاربرگ حسابداری وارد کردیم، برابری جمع ستون‌های اصلاحات را بررسی می‌کنیم. سپس ماندۀ تمام حساب‌ها به ستون‌های تراز آزمایشی اصلاح شده انتقال داده می‌شود.

تراز آزمایشی اصلاح شده

تراز آزمایشی اصلاح شده، ماندۀ تمام حساب‌ها را پس از اصلاح در پایان دوره مالی نشان می‌دهد.

ستون‌های صورت سود و زیان

سپس واحد بازرگانی، حساب‌ها و مانده‌هایی که بر صورت سود و زیان تأثیر گذارند، از ستون‌های تراز آزمایشی اصلاح شده به ستون‌های صورت سود و زیان انتقال می‌دهد.

درآمد فروش 4.800.000.000 ریالی فروشگاه سیمرغ در ستون بستانکار نشان داده شده است.

در ستون بدهکار، حساب‌های کاهنده درآمد فروش شامل حساب برگشت از فروش و تخفیفات 120.000.000 ریال و تخفیف نقدی فروش 80.000.000 ریال را نشان می‌دهد. پس از کسر حساب‌های کاهنده درآمد از حساب درآمد فروش، فروش خالص بدست می‌آید که مبلغ آن 4.600.000.000 ریال است که در صورت سود و زیان نشان داده می‌شود.

در نهایت، فروشگاه جمع ستون بستانکار و بدهکار صورت سود و زیان  را با هم مقایسه می‌کند. اگر جمع ستون بستانکار بیشتر از جمع ستون بدهکار باشد، سود خالص داشته‌ایم. فروشگاه سیمرغ 300.000.000 ریال سود خالص داشته است.

اگر جمع ستون بدهکار بیشتر از ستون بستانکار باشد، فروشگاه زیان خالص را گزارش می‌کند.

ستون‌های صورت وضعیت مالی (ترازنامه)

تفاوت عمده بین صورت وضعیت مالی واحدهای خدماتی و بازرگانی در نمایش حساب موجودی کالا است. فروشگاه سیمرغ 400.000.000 ریال موجودی کالای پایان دوره را در ستون بدهکار ترازنامه نشان می‌دهد.

برای تهیه صورت حقوق مالکانه نیز اطلاعات مورد نیاز در این کاربرگ یافت می‌شود. یعنی 830.000.000 ریال  مانده حساب سرمایه، 150.000.000 ریال مانده حساب برداشت.

سود خالص زمانی بدست می‌آید که جمع ستون بدهکار از جمع ستون بستانکار در ستون‌های ترازنامه بیشتر شود و بلعکس، زیان خالص زمانی متحمل می‌شود که جمع ستون بستانکار از جمع ستون بدهکار بیشتر شود.