فروش کالا ممکن است به صورت نسیه یا نقدی انجام شود. هر فروشی باید توسط یک سند مانند فاکتور فروش، که ثابت کند این فروش به چه صورت انجام شده، پشتیبانی شود. یک فاکتور فروش، مانند تصویر زیر، از فروش نسیه پشتیبانی می‌کند (نسخه اصلی فاکتور تحویل مشتری می‌شود و یک نسخه برای ثبت در سیستم حسابداری نزد فروشنده می‌ماند).

واحدهای تجاری، خرید کالا را یا به صورت نقد یا به صورت نسیه (اعتباری) انجام می‌دهند. معمولاً هنگام دریافت کالا از فروشنده، خریدها را ثبت می‌کنند. هر خریدی باید توسط یک سند مانند فاکتور خرید، که ثابت کند این خرید به چه صورت انجام شده، پشتیبانی شود.

فعالیت‌های بازرگانی یکی از بزرگترین و تاثیرگذارترین صنایع در جهان است. ممکن است که برخی از شما در یک واحد تجاری مشغول به حسابداری بازرگانی باشید، بنابراین درک صورت‌های مالی واحدهای بازرگانی مهم است. در فصل آموزش حسابداری بازرگانی با اصول ثبت و گزارش رویدادهای مالی این واحدها آشنا خواهید شد. علاوه بر این، نحوه تهیه، تجزیه و تحلیل یک شکل خاص از صورت سود و زیان یعنی صورت سود و زیان چند مرحله ای را خواهید آموخت.

ترازنامه، تصویری از وضعیت مالی واحد تجاری در یک مقطع زمانی را نشان می‌دهد. برای اینکه استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری از موقعیت مالی واحد تجاری درک بهتری داشته باشند، اغلب از ترازنامه طبقه بندی شده استفاده می‌کنند.

برخی مواقع ممکن است در ثبت رویدادهای مالی، اشتباهی رخ دهد و باید به محض کشف اشتباهات، با ثبت اصلاح اشتباه در دفتر روزنامه و دفتر کل ، آن‌ها را تصحیح کنیم.

چرخه حسابداری مجموعه‌ای از فعالیت‌ها پیوسته است که برای شناسایی و ثبت رویدادهای مالی یک واحد تجاری استفاده می‌شود و سپس این رویدادهای مالی در پایان هر دوره مالی در صورت‌های مالی تجمیع و گزارش می‌شوند. چرخه حسابداری اساساً فعالیتی برای ثبت رویدادهای مالی است که حسابدار درگیر آن می‌شود و مبنایی برای تهیه صورت‌های مالی می‌باشد.

در پایان سال مالی، واحدهای تجاری باید مانده حساب‌های موقت را برای انتقال به دوره مالی بعد صفر کنند که به این کار، بستن حساب‌ها می‌گویند. در بستن حساب‌ها باید بین حساب‌های موقت و حساب‌های دائمی تمایز قائل شویم. حساب‌های موقت فقط مربوط به دوره مالی مشخص و شامل تمام حساب‌های صورت سود و زیان و حساب برداشت مالک می‌باشند و کلیه حساب‌های موقت در پایان سال مالی بسته می‌شوند.

کاربرگ فُرمی چند ستونی است که ممکن است در فرآیند اصلاح حساب‌ها و تهیه صورت‌های مالی مورد استفاده قرار گیرد. کاربرگ صرفاً یک فرم تکمیلی است که برای سهولت در تهیه ثبت‌های اصلاحی و صورت‌های مالی استفاده می‌شود.

برای ثبت تمامی درآمدها در دورۀ انجام تعهدات، و ثبت تمامی هزینه‌ها در دورۀ وقوع آنها، واحدهای تجاری نیاز به اصلاح حساب‌ها دارند. اصلاح حساب‌ها تضمین می‌کند که اصل تحقق درآمد و اصل تطابق هزینه با درآمد رعایت شده است. اصلاح حساب‌ها توسط واحدهای تجاری یک امر ضروری است، زیرا تراز آزمایشی ممکن است حاوی اطلاعات و مانده حساب‌ها به‌روز و کاملی نباشد.

دوره مالی محدوده‌ی زمانی مشخصی است که توسط صورتهای مالی پوشش داده می‌شود و در این دوره رویدادهای مالی جمع‌آوری، ثبت، تجزیه و تحلیل و گزارش می‌شوند. گزارش وضعیت مالی و عملکرد مالی واحد تجاری در قالب دوره‌های مالی برای سرمایه گذاران مفید است، زیر می‌توانند وضعیت دوره‌های مختلف را با هم مقایسه کنند.

تراز آزمایشی فهرستی از حساب‌ها و مانده حساب‌ها در یک زمان معین است. تفاوت بین تراز آزمایشی و دفتر کل این است که تراز آزمایشی فقط حساب‌ها و مانده‌ حساب‌ها را در یک زمان مشخص فهرست می‌کند، در حالی که دفتر کل همه موارد یک حساب شامل گردش حساب و مانده حساب در طول دورۀ مالی را نشان می‌دهد.

در این درس قصد داریم فرایند ثبت در حسابداری را به صورت تصویر آموزش دهیم. ابتدا رویداد مالی را تجزیه و تحلیل می‌کنیم (تجزیه و تحلیل پایه)، سپس معادله حسابداری را تجزیه و تحلیل می‌کنیم، پس از آن تجزیه و تحلیل بدهکار و بستانکار را انجام می‌دهیم و در آخر رویداد مالی را در دفتر روزنامه ثبت و اطلاعات را به دفتر کل انتقال می‌دهیم.

به انتقال ثبت‌های دفتر روزنامه به حساب‌های دفتر کل، نقل از دفتر روزنامه به دفتر کل گفته می‌شود. در این مرحله از فرآیند ثبت، بدهکار و بستانکار ثبت‌های دفتر روزنامه به حساب‌های مربوط در دفتر کل انتقال می‌یابند.

نمودار حساب‌ها فهرستی از تمام حساب‌های استفاده شده در دفتر کل است که معمولاً بر اساس شماره حساب مرتب می‌شوند.

صورت‌های مالی اطلاعاتی درباره وضعیت مالی، عملکرد مالی و جریان وجوه نقد یک واحد تجاری را نشان می‌دهند. طبق استاندارد حسابداری شماره ۱ (ارائه صورت‌های مالی) واحدهای تجاری بایستی سالانه پنج صورت مالی را در اختیار استفاده کنندگان قرار دهند که شامل: صورت وضعیت مالی (ترازنامه)، صورت سود و زیان، صورت سود و زیان جامع، صورت تغییرات در حقوق مالکانه، صورت جریان‌های نقدی

مفروضات حسابداری پایه‌ای برای فرآیند حسابداری فراهم می‌کنند. دو فرض اصلی حسابداری عبارتند از: فرض واحد پول و فرض تفکیک شخصیت.

اصل بهای تمام شده تاریخی حکم می‌کند که تمام رویدادهای مالی باید به ارزش بهای تمام شده در تاریخ وقوع (خرید یا تحصیل) ثبت و گزارش شوند.

چارچوب های حسابداری عبارتند از دستورالعمل‌هایی که تحت آن رویدادهای مالی شناسایی، ثبت و گزارش می‌شوند.هنگامی که یک واحد تجاری چارچوب حسابداری خاصی را به کار می‌گیرد، به ثبت رویدادهای و گزارش مالی مطابق با قوانین آن چارچوب به صورت بلندمدت ادامه می‌دهد.