ثبت دفتر روزنامه روشی رسمی و استاندارد برای ثبت رویدادهای مالی یک واحد تجاری است. باید تمامی رویدادهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شود تا برای تطبیق حساب‌ها در آینده و انتقال اطلاعات به سایر دفاتر حسابداری مانند دفتر کل استفاده شود.

بدهکار و بستانکار اصطلاحی است که توسط حسابداران برای ثبت رویدادهای مالی در سوابق و سیستم حسابداری استفاده می‌شود. هر رویداد مالی هم‌زمان در دو حساب ثبت می‌شود، در یک حساب به عنوان بدهکار (سمت راست) و در حساب دیگری به عنوان بستانکار (در سمت چپ) ثبت می‌شود.

سیستم جمع آوری، تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی و انتقال اطلاعات مالی به تصمیم گیرندگان، به سیستم اطلاعات حسابداری معروف است. عواملی که یک سیستم اطلاعات حسابداری را شکل می‌دهند عبارتند از ماهیت و اندازه کسب و کار، انواع و حجم رویدادهای مالی و نیازهای اطلاعاتی مدیریت و موارد دیگر.

معادله حسابداری نشان می‌دهد که دارایی‌های یک شرکت برابر با مجموع بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام آن است. دارایی‌های منابعی هستند که یک کسب و کار در اختیار دارد. بدهی‌ها تعهدات شرکت هستند یعنی مبالغی که شرکت به دیگران بدهکار است. ادعای مالک یا مالکان به دارایی‌های شرکت را حقوق صاحبان سهام می‌گویند.

برای اینکه حسابداری به درستی قابل اجرا باشد، یک مفهوم اساسی در کسب و کار باید رعایت شود: رفتار اخلاقی

نرم‌افزارهای حسابداری حجم وسیعی از داده‌ها را در مورد معاملات و رویدادهای مالی انجام شده توسط یک واحد تجارب جمع‌آوری می‌کنند و تصمیم گیرندگان با تجزیه و تحلیل این داده‌ها، تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ می‌کنند.

حسابداری «سیستم اطلاعاتی است که رویدادهای مالی یک واحد تجاری را شناسایی، ثبت و به ذینفعان  گزارش می‌کند».حسابداری از سه فعالیت شناسایی، ثبت و گزارش تشکیل شده است.

در حسابداری، حساب دائمی به یک حساب دفتر کل اطلاق می‌شود که در پایان دوره مالی بسته نمی شود. مانده حساب دائمی به سال بعد منتقل می‌شود و به مانده اول دوره تبدیل می‌شود.

فروش خالص عبارت است از کل فروش منهای هرگونه برگشت از فروش، تخفیف بابت معیوب بودن کالا و تخفیفات نقدی فروش. فروش خالص یک مبلغ بسیار مهمی است زیرا توسط ذینفعان شرکت و تحلیلگران هنگام تصمیم گیری در مورد واحد تجاری یا تجزیه و تحلیل در خصوص پیشرفت شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد.

فایفو (fifo) یعنی اولین صادره از اولین وارده (مخفف عبارت First-In، First-Out) در روش FIFO، فرض می‌شود اولین کالایی که خریداری یا تولید می‌شود، اولین کالایی است که فروش می‌رسد، یا مورد استفاده قرار می‌گیرد و یا منسوخ می‌شود.

درآمد مبلغی است که یک واحد تجاری از فروش کالا یا ارائه خدمات به مشتریان خود کسب می‌کند. درآمد در خط اول صورت سود و زیان گزارش می‌شود و اغلب عنوان آن فروش کالا یا خدمات است. هزینه‌ها از درآمد یک شرکت کسر می‌شود تا سود یا زیان خالص محاسبه شود.

هزینه، مخارجی است که یک واحد تجاری برای ایجاد درآمد انجام می‌دهد. واحدهای تجاری، انواع مختلفی از هزینه‌ها را متحمل می‌شوند. هزینه‌ در صورت سود و زیان گزارش می‌شود و از درآمد کسر می‌شود تا به سود یا زیان خالص برسد. با توجه به مبنای تعهدی در حسابداری، هزینه‌ها هنگام وقوع شناسایی می‌شوند، نه لزوماً هنگام پرداخت.

صورت سود و زیان یکی از صورتهای مالی اصلی شرکت است که سود و زیان را در مدت زمان مشخص نشان می‌دهد. سود یا زیان با در نظر گرفتن کلیه درآمدها و کسر تمام هزینه‌ها از فعالیتهای عملیاتی و غیرعملیاتی مشخص می‌شود.

بهای تمام شده کالای فروش رفته شامل تمام هزینه‌هایی است که یک واحد تجاری برای تولید محصول یا خدمت فروش رفته، انجام می‌دهد.

دفتر کل شامل حسابهایی است که برای خلاصه کردن، ذخیره و مرتب سازی رویدادهای مالی واحد تجاری استفاده می‌شود. در دفتر کل، رویدادهای مالی بوسیله بدهکار و بستانکار کردن حساب‌ها ثبت می شوند . علاوه بر طبقه بندی حسابها، اطلاعات دقیق هر معامله مانند تاریخ، شرح و مبلغ رویداد مالی گزارش می شود.

دانستن تفاوت بین حسابهای پرداختنی و حسابهای دریافتنی برای صاحبان مشاغل کوچک که می‌خواهند درک بهتری از روند حسابداری خود داشته باشند امری حیاتی است.

حساب دفتر کل، یک حساب است که برای مرتب سازی، ذخیره و خلاصه کردن رویدادهای مالی یک واحد تجاری استفاده می‌شود. این حساب‌ها در دفتر کل (و در نمودار حساب‌ها) به این ترتیب نمایش داده می شوند که ابتدا حساب‌های ترازنامه و سپس حساب‌های صورت سود و زیان آورده می‌شوند.

تعریف ساده: دفتر روزنامه، دفتری است که حسابداران رویدادهای مالی واحد تجاری را به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌کنند. این دفتر، اولین جایی است که معاملات و تراکنش‌های مالی در آن ثبت می‌شوند.