تقلب چیست؟
تقلب، عملی غیر صادقانه‌ای است که توسط یک کارمند انجام می‌شود و منجر به منفعت شخصی برای کارمند و هزینه برای کارفرما می‌شود.
چرا تقلب رخ می‌دهد؟ فرصت، فشار مالی و توجیه عقلانی سه عامل اصلی هستند که منجر به فعالیتهای متقلبانه می‌شوند و اصطلاحاً به آنها مثلث تقلب می‌گویند.
مثلث تقلب
1. فرصت. نبود کنترل‌های کافی برای جلوگیری از تقلب یا کشف تقلب، باعث ایجاد فرصت تقلب می‌شود. به عنوان مثال، نظارت ضعیف بر فعالیتهای کارکنان، فرصت‌هایی برای سرقت و تقلب بوجود می‌آورد.
2. فشار مالی. برخی اوقات کارمندان به دلیل مشکلات مالی (مانند بدهی زیاد) مرتکب کلاهبرداری می‌شوند، یا شاید وقتی حقوق‌شان برای زندگی بهتر کافی نیست، مرتکب کلاهبرداری شوند.
3. توجیه عقلانی. برخی از کارمندان با این باور که باید دستمزد بیشتری دریافت کنند، اقدامات متقلبانه خود را توجیه می‌کنند. به عنوان مثال، برخی از کارمندان معتقدند با اینکه کارفرما سود زیادی دارد، دستمزد کمی به آنها می‌دهد.
کنترل داخلی چیست؟
کنترل داخلی فرایندی است که توسط شرکت‌ها طراحی می‌شود تا از دستیابی به اهداف شرکت، گزارشگری مالی و اجرای قوانین و مقررات اطمینان معقول حاصل کنند. به طور دقیق‌تر، اهداف کنترل داخلی شامل حفاظت از دارایی‌ها، افزایش قابلیت اطمینان سوابق حسابداری، افزایش کارایی عملیات و اطمینان از انطباق با قوانین و مقررات می‌باشد.
پنج اصل کنترل داخلی
کمیته سازمان‌های حامی کمیسیون ترد وی (COSO) یک سازمان حسابداری و مالی است که چارچوب‌ها و راهنمایی‌هایی را برای مدیریت ریسک سازمانی، کنترل داخلی و بازدارندگی تقلب ارائه می‌دهد.
بر اساس چارچوب یکپارچه کنترل داخلی COSO، سیستم‌های کنترل داخلی دارای پنج جزء اصلی هستند:
1. محیط کنترلی. مسئولیت مدیریت ارشد است که ارزش‌های سازمان را مشخص و یکپارچه کند و همچنین مشخص کند که عمل غیراخلاقی قابل تحمل نیست. به این جزء اغلب ” فضای اخلاقی در بالای سازمان” می‌گویند.
2. ارزیابی ریسک. شرکت‌ها باید عوامل ایجاد کننده ریسک را شناسایی، و تجزیه و تحلیل کنند و نحوۀ مدیریت این ریسک‌ها را مشخص کنند.
3. فعالیتهای کنترلی. مدیریت برای کاهش تقلب، باید خط‌مشی‌ها و رویه‌هایی جهت رسیدگی به ریسک‌های خاص را طراحی کند.
4. اطلاعات و ارتباطات. شرکت باید تمام اطلاعات مربوط به اجرای کنترل‌های داخلی را از سراسر سازمان جمع‌آوری کرده و به اشتراک بگذارد و همچنین باید این اطلاعات را به ذینفعان گزارش کند.
5. نظارت. سیستم‌های کنترل داخلی باید به طور ادواری از نظر عملکرد، مورد ارزیابی قرار گیرند. ضعف‌های مهم سیستم کنترل داخلی باید به مدیریت ارشد و یا هیئت مدیره گزارش شوند.
اصول فعالیتهای کنترل داخلی
همه پنج جزء سیستم کنترل داخلی مهم هستند. ولی در اینجا، ما بر روی یک جزء، یعنی فعالیتهای کنترلی تمرکز خواهیم کرد، زیرا فعالیتهای کنترلی، ستون فقرات شرکت برای مقابله با خطراتی مانند تقلب است. فعالیتهای کنترلی که توسط یک شرکت استفاده می‌شود، بستگی به ارزیابی مدیریت از ریسک‌ها، اندازه و ماهیت شرکت دارد و می‌تواند متفاوت باشد.
شش اصل فعالیتهای کنترلی به شرح زیر است.
- ایجاد مسئولیت
- تفکیک وظایف
- رویه‌های مستندسازی
- کنترل‌های فیزیکی
- حسابرسی داخلی مستقل
- کنترل‌های منابع انسانی
این اصول توسط اکثر شرکت‌ها انجام می‌شوند و مربوط به سیستم‌های اطلاعات حسابداری می‌شوند.
در ادامه هر یک از این 6 اصل را به همراه تجزیه و تحلیل‌های داده‌ها و کنترل داخلی، و محدودیت‌های کنترل‌های داخلی را توضیح خواهیم داد.
1. ایجاد مسئولیت
یک اصل اساسی کنترل داخلی، واگذاری مسئولیت به کارکنان مشخص است. کنترل زمانی مؤثر است که یک نفر فقط مسئول یک وظیفه باشد.
برای مثال، فرض کنید در یک فروشگاه زنجیره‌ای، در پایان روز، صندوقی 10.000.00 ریال کسری داشته باشد. اگر فقط یک نفر مسئول صندوق (صندوقدار) باشد، مدیر فروشگاه به راحتی می‌تواند مسئول کسری صندوق را مشخص کند. اما اگر دو یا چند نفر مسئول صندوق باشند، مشخص کردن مسئول کسری صندوق کار دشواری است.
برای حل این مشکل، بسیاری از فروشگاه‌های زنجیره‌ای در هر شیفت کاری هر صندوقدار را فقط مسئول یک کشوی پول قرار می‌دهند و در پایان شیفت کاری، صندوقدار باید کشو را شمارش کرده و تحویل صندوقدار شیفت بعدی دهد.
معمولاً ایجاد مسئولیت، مستلزم ایجاد دسترسی برای یک پرسنل مشخص و سپس ردیابی عملکرد آن پرسنل است. به عنوان مثال، سیستم‌های کامپیوتری حسابداری، دارای مکانیسم‌هایی هستند که می‌توانند عملکرد کاربر را ردیابی کنند.
مثلاً در اکثر نرم افزار حسابداری می‌توانیم برای هر کاربر، یک نام کاربری و یک رمز اختصاصی با محدودیت‌ها و اختیاراتی تعریف کنیم و سپس از طریق گزارش عملکرد کاربر متوجه شویم که این کاربر، در چه تاریخی چه عملیاتی را انجام داده است.
استفاده از رمزهای عبور اختصاصی، شرکت را قادر می‌سازد تا با شناسایی فعالیتهای هر کارمند، مسئولیت آنها را مشخص کند.
محدودیت دسترسی کامل به این درس
-
دوست عزیز.
-
دسترسی کامل به این درس برای کاربران ویژه حسابیار در نظر گرفته شده است.
-
با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی حسابیار، علاوه بر دسترسی به این مطلب، به سایر مطالب مختص کاربران ویژه هم دسترسی پیدا می‌کنید.
محدودیت دسترسی کامل به این درس
دسترسی کامل به این درس برای اعضای ویژه حسابیار در نظر گرفته شده است.
تمرین
مشخص کنید هر یک موارد زیر، کدام یک از اصول فعالیتهای کنترلی را نقض می‌کند. همچنین توضیح دهید که هر یک موارد زیر چگونه برای تقلب، فرصت ایجاد می‌کند.
- حسابداری شرکت هم وظیفه ثبت دریافت وجه نقد و هم وظیفه واریز وجه نقد به حساب بانک را بر عهده دارد.
- خزانه دار شرکت سپاهان به خاطر نگرفتن مرخصی طی 30 سال، جایزه‌ای دریافت کرد.
- رستورانی بدلیل صرفه جویی در مخارج برای چاپ فرم سفارش سریال‌دار و همچنین صرفه جویی در زمان پیگیری آنها، این برگ‌های را چاپ نکرد.
محدودیت دسترسی به جواب تمرین
-
نمایش جواب تمرین برای اعضای ویژه حسابیار در نظر گرفته شده است.
محدودیت دسترسی به جواب تمرینات و سوالات
مشاهده جواب تمرینات و سوالات فقط برای اعضای ویژه حسابیار امکان پذیر است.
ترتیب پیشنهادی حسابیار برای خواندن مطالب فصل کنترل داخلی موجودی نقد:
