فروش کالا ممکن است به صورت نسیه یا نقدی انجام شود. هر فروشی باید توسط یک سند مانند فاکتور فروش، که ثابت کند این فروش به چه صورت انجام شده، پشتیبانی شود. یک فاکتور فروش، مانند تصویر زیر، از فروش نسیه پشتیبانی می‌کند (نسخه اصلی فاکتور تحویل مشتری می‌شود و یک نسخه برای ثبت در سیستم حسابداری نزد فروشنده می‌ماند).

واحدهای تجاری، خرید کالا را یا به صورت نقد یا به صورت نسیه (اعتباری) انجام می‌دهند. معمولاً هنگام دریافت کالا از فروشنده، خریدها را ثبت می‌کنند. هر خریدی باید توسط یک سند مانند فاکتور خرید، که ثابت کند این خرید به چه صورت انجام شده، پشتیبانی شود.

فعالیت‌های بازرگانی یکی از بزرگترین و تاثیرگذارترین صنایع در جهان است. ممکن است که برخی از شما در یک واحد تجاری مشغول به حسابداری بازرگانی باشید، بنابراین درک صورت‌های مالی واحدهای بازرگانی مهم است. در فصل آموزش حسابداری بازرگانی با اصول ثبت و گزارش رویدادهای مالی این واحدها آشنا خواهید شد. علاوه بر این، نحوه تهیه، تجزیه و تحلیل یک شکل خاص از صورت سود و زیان یعنی صورت سود و زیان چند مرحله ای را خواهید آموخت.

در پایان سال مالی، واحدهای تجاری باید مانده حساب‌های موقت را برای انتقال به دوره مالی بعد صفر کنند که به این کار، بستن حساب‌ها می‌گویند. در بستن حساب‌ها باید بین حساب‌های موقت و حساب‌های دائمی تمایز قائل شویم. حساب‌های موقت فقط مربوط به دوره مالی مشخص و شامل تمام حساب‌های صورت سود و زیان و حساب برداشت مالک می‌باشند و کلیه حساب‌های موقت در پایان سال مالی بسته می‌شوند.

برای ثبت تمامی درآمدها در دورۀ انجام تعهدات، و ثبت تمامی هزینه‌ها در دورۀ وقوع آنها، واحدهای تجاری نیاز به اصلاح حساب‌ها دارند. اصلاح حساب‌ها تضمین می‌کند که اصل تحقق درآمد و اصل تطابق هزینه با درآمد رعایت شده است. اصلاح حساب‌ها توسط واحدهای تجاری یک امر ضروری است، زیرا تراز آزمایشی ممکن است حاوی اطلاعات و مانده حساب‌ها به‌روز و کاملی نباشد.

تراز آزمایشی فهرستی از حساب‌ها و مانده حساب‌ها در یک زمان معین است. تفاوت بین تراز آزمایشی و دفتر کل این است که تراز آزمایشی فقط حساب‌ها و مانده‌ حساب‌ها را در یک زمان مشخص فهرست می‌کند، در حالی که دفتر کل همه موارد یک حساب شامل گردش حساب و مانده حساب در طول دورۀ مالی را نشان می‌دهد.

در این درس قصد داریم فرایند ثبت در حسابداری را به صورت تصویر آموزش دهیم. ابتدا رویداد مالی را تجزیه و تحلیل می‌کنیم (تجزیه و تحلیل پایه)، سپس معادله حسابداری را تجزیه و تحلیل می‌کنیم، پس از آن تجزیه و تحلیل بدهکار و بستانکار را انجام می‌دهیم و در آخر رویداد مالی را در دفتر روزنامه ثبت و اطلاعات را به دفتر کل انتقال می‌دهیم.

ثبت دفتر روزنامه روشی رسمی و استاندارد برای ثبت رویدادهای مالی یک واحد تجاری است. باید تمامی رویدادهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شود تا برای تطبیق حساب‌ها در آینده و انتقال اطلاعات به سایر دفاتر حسابداری مانند دفتر کل استفاده شود.

بدهکار و بستانکار اصطلاحی است که توسط حسابداران برای ثبت رویدادهای مالی در سوابق و سیستم حسابداری استفاده می‌شود. هر رویداد مالی هم‌زمان در دو حساب ثبت می‌شود، در یک حساب به عنوان بدهکار (سمت راست) و در حساب دیگری به عنوان بستانکار (در سمت چپ) ثبت می‌شود.

سیستم جمع آوری، تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی و انتقال اطلاعات مالی به تصمیم گیرندگان، به سیستم اطلاعات حسابداری معروف است. عواملی که یک سیستم اطلاعات حسابداری را شکل می‌دهند عبارتند از ماهیت و اندازه کسب و کار، انواع و حجم رویدادهای مالی و نیازهای اطلاعاتی مدیریت و موارد دیگر.

معادله حسابداری نشان می‌دهد که دارایی‌های یک شرکت برابر با مجموع بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام آن است. دارایی‌های منابعی هستند که یک کسب و کار در اختیار دارد. بدهی‌ها تعهدات شرکت هستند یعنی مبالغی که شرکت به دیگران بدهکار است. ادعای مالک یا مالکان به دارایی‌های شرکت را حقوق صاحبان سهام می‌گویند.

دفتر کل شامل حسابهایی است که برای خلاصه کردن، ذخیره و مرتب سازی رویدادهای مالی واحد تجاری استفاده می‌شود. در دفتر کل، رویدادهای مالی بوسیله بدهکار و بستانکار کردن حساب‌ها ثبت می شوند . علاوه بر طبقه بندی حسابها، اطلاعات دقیق هر معامله مانند تاریخ، شرح و مبلغ رویداد مالی گزارش می شود.